Pengertian Purchase Order dan Apa Fungsinya untuk Bisnis

Purchase Order – Bagi yang sering belanja Online istilah PO past sudah sangat familiar di telingannya. Ya, istilah Purchase Order merupakan salah satu kata yang sering di buat dalam belanja Online.

Namun, sebenarnya istilah PO tersebut bukan hanya tentang rincian Orderan yang di kirim untuk penjualan saja. Dalam dunia Bisnis, Istilah tersebut memiliki artian yang lebih spesifik dan mendalam.

Lalu apa sih sebenarnya Purchase Order tersebut, serta apa sih kegunaannya dalam sistem perdagangan?.

Pada artikel ini, Pintar Peluang akan membahas secara lengkap apa itu Purchase Order dalam Bisnis. Serta apa saja manfaat, Kegunaan, Fungsi serta bagaimanan cara membuatnya dengan benar.

Pengertian Purchase Order

Nah jika biasanya kita kerap mendengar istilah PO adalah sebuah keterangan lengkap secara rinci tentang item produk yang di pesan. Lalu apa sih sebenarnya yang di Maksud dari PO tersebut?.

Purchase Order atau PO adalah sebuah Dokumen yang berisi permintaan stock barang atau produk yang di kirim dari pembeli untuk pemasok/penjual.

Biasanya dalam dokumen atau surat Purchase Order berisi info detai tentang pemesanan, seperti :

  1. Nama Produk
  2. Jenis Produk atau Barang yang di pesan
  3. Kuantitas atau jumlah barang yang di pesan.
  4. Nomor
  5. Tanggal
  6. Serta informasi detai yang lebih spesifik untuk item barang yang di pesan.

Dalam hal ini, pebuatan PO semakin spesifik barang yang di buat dalam dokumen akan lebih baik. Ini bertujuan agar item produk yang di pesan dapat terhindar dari salah pengiriman.

Ketika pemasok atau penjual menerima Dokumen PO tersebut. Maka pemasok dapat menyiapkan pesanan yang tertera dalam Dokumen PO.

Yang berarti kedua belah pihak antara penjul dan pembeli sudah saling mengikat melalui dokumen tersebut berdasarkan hukum yang berlaku.

Fungsi Purchase Order

Jika di lihat dari pengertian di atas, nampaknya lumayan rumit dalam pembuatan PO tersebut. Namun, nyatanya untuk membuat Dokumen Po tidaklah serumit seprti kelihatannya.

Selain itu, Purchase Order bukan hanya sebatas Dokumen Pesanan saja. Namun lebih ke fungsinya yang dapat memberikan dampak yang sangat baik bagi Bisnis atau perusaahan.

Lalu apa saja Fungsi dari adanya PO dalam bisnis?, Berikut ini adalah fungsinya untuk Bisnis.

1. Sebagai Dokumen Hukum

Fungsi dari Dokumen PO yang pertama adalah sebagai Dokumen Hukum. Mengapa itu bisa?.

Pada dasarnya kegiatan Transaksi merupakan salah satu kegiatan yang melibatkan interaksi dari kedua belah pihak. Kekeliruan bisa saja terjadi, entah itu dari pihak Konsumen ataupun pemilik Bisnis.

Dengan adanya Dokuemn PO, maka hal tersebut dapat di gunakan sebagai landasan hukum jika terjadi hal yang tidak di inginkan nantinya.

2. Menghindari Pesanan Ganda

Berikutnya sebagai bentuk untuk meminimalisir terjadinya pesanan ganda. Hal tersebut juga terkait dalam kegiatan transaksi.

Dokumen PO berfungsi untuk meminimalisirkan hal tersebut. Karena dalam Dokumen PO terdapat informasi detai serta spesifikasi dan Kuantitas dari produk yang di pesan.

3. Sebagai Pelacakan Pesanan Masuk

Bukan hanya berfungsi sebagai dokumen pesanan dari pembeli saja. Namun PO juga berfungsi sebagai pelacak pesanan yang masuk untuk pemasok.

Karena PO merupakan bentuk Dokumen pesanan. Maka, perusahaan atau pemasok dapat mengetahui jika ada pesanan yang masuk untuk mereka dapat mengambil tindakan pemenuhan kebutuhan stock.

Cara Membuat Purchase Order

Bagaimana cara membuat Dokumen PO yang benar?. Sebenarnya Dokumen PO memiliki Dua jenis, yaitu Dokumen PO Manual dan Dokumen Po Digital.

Meskipun begitu, keduanya tetap memiliki dasar Hukum serta Fungsi yang sama. Hanya saja bentuk nya saja yang berbeda.

Berikut adalah cara membuat Dokumen PO yang benar sesuai dengan dokumen yang ada di dalam dunia Transaksi jual beli.

Hal yang harus di Perhatikan Dalam Membuat Purchase Order

Umumnya untuk membuat Dokumen PO tidaklah sulit. Bahkan anda sebagai pemasok dapat membuat dokumen tersebut dengan sangat mudah.

Namun untuk membuatnya agar terlihat baik, anda juga harus membuat info yang lengkap. Hal tersebut bertujuan agar pembeli produk nantinya dapat menuliskan secara detail mengenai produk yang mereka pesan untuk anda.

Ada pun, isi Dokumen Po yang harus anda lengkapi adalah sebagai berikut:

  • Nama Produk
  • Jumlah Barang yang di pesan
  • Harga dari satuan produk
  • Total harga
  • Nomor Purchase Order
  • Tanggal Transaksi
  • Kolom Otoritas

Untuk membuat Dokumen PO manual dan Digital umunya sama. Hanya saja bentuk pengirimannya saja yang berbeda.

Anda bisa membuat Purchase Order menggunakan Software yang tersedia Gratis di PC maupun Laptop. Tinggal anda buat saja, poin atau item yang tidak boleh anda lupakan.

Purchase Order Procedure

Nah meskipun kelihatan sangat sederhana, lalu bagaimana sih sitem proses dari PO tersebut hingga barang yang anda pesan sampai ke pembeli.

Sebenarnya, Dalam Purchase Order terdapat alur yang menjalankan Dokumen tersebut hingga sampai. Dari pembeli >penerimaan Dokumen PO > Penyetok/penjual > Gudang > Pengiriman Barang > Penutupan PO.

Jika di lihat dari simulasi singkat tersebut, ternyata Dokumen tersebut haruslah melintasi perjalanan yang cukup panjang untuk bisa mengahantarkan barang hingga ke tangan konsumen.

Lebih jelasnya berikut adalah tahapan prosedur Dokumen PO berjalan hingga akhirnya barang terkirim ke pembeli.

  1. Create a Purchase Order ( Proses pembuatan Pesanan)
  2. Send out multiple requests for quotation (Mengirim permintaan)
  3. Analyze and select a vendor (Analisis dan pemilihan Vendor)
  4. Negotiate contract and send PO ( Mengirim PO)
  5. Receive goods/services (Menerima Barang)
  6. Receive and check invoice (Pemeriksaan Faktur)
  7. Authorize invoice and pay the vendor ( Bayar Vendor)
  8. Record keeping (Pencatatan)
  9. Purchase order closure (Penutupan PO)

Purchase Order vs Invoice

Selain Purchase Order ada salah satu istilah yang merupakan kebalikan dari PO yaitu Invoice. Invoice sendiri merupakan sebuah dokumen Faktur yang dikirm ke pembeli sebagai tagihan pembayaran.

Invoice di peruntukan untuk si pembeli. Sedangkan PO adalah di tunjukkan untuk Vendor atau pemasok.

Kedua Faktur tersebut saling berhubungan sebagai Dokumen Transaksi yang berlaku dari kedua pihak yang melakukan Transaksi jual beli.

Contoh Purchase Order

Berikut adalah beberapa contoh gambar dokumen PO yang mungkin bisa menjadi referensi anda untuk membuat dokumen PO bagi bisnis anda.

contoh Purchase Order contoh dokumen Purchase Order dokumen Purchase Order

Kesimpulan

dari pengertian di atas, bisa kita simpulkan bahwa Purchase Order Merupakan sebuah Dokumen yang berisi info lengkap mengenai barang yang akan di pesan.

Dengan andanya dokumen PO juga akan membantu meringankan pemasok untuk menerima pesanan yang masuk. Dengan kata lain, PO tersebut merupakan suatu notifikasi yang menjadi penanda jika ada nya pesanan untuk memenuhu kebutuhan stock barang.

Fungsi dari Dokumen PO juga sangat berdampak bagus. Baik itu untuk si pembeli maupun untuk penjual/pemasok.

Penutup

Nah apakah anda sudah mengerti apa itu yang di maksud dengen Purchase Order?. Bagi anda yang merupakan pemasok atau pebisnis yang baru mulai, atau pun sudah lama. Dokumen PO ini harus anda buat sebagai sistem pemelian terhadap produk anda.

Anda juga sudah melihat bagaimana keuntungan serta manfaat dari Dokumen tersebut untuk Bisnis anda.

Terimakasih sudah berkenan berkunjung dan membaca di Pintar Peluang

Tinggalkan komentar